ALGEMENE VOORWAARDEN – VEVENTS.BE
Versie: 25 maart 2026
1. Identiteit van de onderneming
Deze website, vevents.be, wordt uitgebaat door:
Charlie Victor BV
Hoetsel 46
Ondernemingsnummer: 1034.134.519
BTW-nummer: BE1034.134.519
E-mail: info@vevents.be
Telefoon: +32 474 35 87 07
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op elk aanbod, elke offerte, elke reservatie, elke bestelling en elke overeenkomst die via vevents.be of op enige andere wijze met de klant wordt gesloten.
2. Toepasselijkheid
Door een offerte te aanvaarden, een bestelling te plaatsen, een reservatie te bevestigen of gebruik te maken van onze diensten, aanvaardt de klant deze algemene voorwaarden.
Afwijkingen zijn enkel geldig wanneer zij vooraf en schriftelijk door vevents.be werden bevestigd.
Indien één of meerdere bepalingen van deze voorwaarden geheel of gedeeltelijk ongeldig of onafdwingbaar zouden zijn, blijven de overige bepalingen volledig van kracht.
3. Offertes en prijsopgaven
Alle offertes van vevents.be zijn vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
Onze offertes worden opgesteld op basis van de gegevens die door de klant werden verstrekt. Indien deze gegevens onvolledig of onjuist blijken, of indien de klant nadien wijzigingen aanvraagt, heeft vevents.be het recht de prijs en/of uitvoeringstermijn aan te passen.
Tenzij anders vermeld, blijven offertes 14 kalenderdagen geldig.
Prijzen in offertes kunnen vaste prijzen zijn of ramingen. Wanneer het gaat om geraamde hoeveelheden, geschatte prestaties of variabele externe kosten, kan de eindprijs worden aangepast in functie van de werkelijk geleverde prestaties, aantallen of kosten.
Alle prijzen zijn in euro en exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
Indien prijzen van goederen, materialen, transport, personeel of diensten van derden stijgen tussen de offerte en de uitvoering van de overeenkomst, heeft vevents.be het recht deze objectief aantoonbare meerkosten door te rekenen.
4. Totstandkoming van de overeenkomst
Een overeenkomst komt slechts tot stand nadat:
– de offerte of bestelling schriftelijk werd bevestigd door de klant; en
– het eventueel gevraagde voorschot tijdig werd betaald.
Zolang het voorschot niet ontvangen is, is vevents.be niet verplicht reservaties, boekingen, bestellingen of praktische voorbereidingen op te starten.
5. Voorschot en betaling
Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, is bij bevestiging van de opdracht een voorschot verschuldigd van minstens 50% van het totaalbedrag.
Het voorschot moet worden betaald uiterlijk binnen 8 kalenderdagen na bevestiging van de opdracht.
Het saldo is betaalbaar binnen 8 kalenderdagen na factuurdatum, tenzij op de factuur een andere vervaldatum staat vermeld.
Bij niet-tijdige betaling is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een verwijlinterest verschuldigd gelijk aan de interest voorzien in de toepasselijke wetgeving, vermeerderd met een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het openstaande bedrag, met een minimum van 250,00 euro, onverminderd het recht van vevents.be om de werkelijk geleden schade te bewijzen.
Bij laattijdige betaling vervallen automatisch alle eventueel toegekende kortingen.
Vevents.be behoudt zich het recht voor om de uitvoering van de overeenkomst op te schorten of te annuleren zolang openstaande facturen of voorschotten niet volledig zijn betaald.
6. Wijzigingen door de klant
Wijzigingen aan een bevestigde opdracht, zoals onder meer datumwijzigingen, aanpassing van het aantal aanwezigen, wijziging van timing, locatie, materialen, dranken, catering, personeel of andere onderdelen van het event, zijn enkel geldig na schriftelijke bevestiging door vevents.be.
Elke wijziging kan aanleiding geven tot een prijsaanpassing, bijkomende kosten en/of een gewijzigde planning.
De klant bezorgt het definitieve aantal deelnemers, gewenste hoeveelheden en eventuele praktische details uiterlijk 14 kalenderdagen voor het evenement, en uitsluitend schriftelijk.
Telefonische wijzigingen of bevestigingen zijn niet bindend.
Indien de klant het oorspronkelijk bevestigde aantal personen of hoeveelheden met meer dan 25% vermindert, kan dit door vevents.be als een gedeeltelijke annulering worden beschouwd, waarop de annuleringsregeling van toepassing is.
Indien meer personen aanwezig zijn of grotere hoeveelheden worden gevraagd dan vooraf schriftelijk bevestigd, heeft vevents.be het recht deze bijkomende prestaties aan te rekenen.
Indien minder personen aanwezig zijn of minder hoeveelheden worden afgenomen dan vooraf bevestigd, geeft dit geen recht op prijsvermindering.
7. Uitvoering van de diensten
Vevents.be verbindt zich ertoe de overeengekomen diensten naar best vermogen uit te voeren.
Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, gaat het om een inspanningsverbintenis en niet om een resultaatsverbintenis.
Indien een bepaalde activiteit, leverancier, artiest, materiaalsoort, drank, cateringcomponent of andere overeengekomen prestatie buiten onze wil niet meer beschikbaar is, heeft vevents.be het recht een gelijkwaardig alternatief voor te stellen of in te zetten.
8. Verplichtingen van de klant
De klant staat in voor:
– de juistheid en volledigheid van de verstrekte informatie;
– de tijdige goedkeuring van offertes, plannen en praktische afspraken;
– een veilige, bereikbare en geschikte locatie;
– voldoende elektrische stroom en, indien nodig, water- en andere nutsvoorzieningen;
– de nodige toegangen, laad- en losmogelijkheden en parkeervoorzieningen;
– het tijdig verkrijgen van alle noodzakelijke toelatingen, vergunningen, meldingen en goedkeuringen, tenzij schriftelijk anders overeengekomen;
– de naleving van alle toepasselijke wet- en regelgeving op de locatie.
Wanneer extra middelen, wachttijden, transportmiddelen, beschermingsmaterialen, rijplaten of bijkomende werkuren nodig zijn doordat de locatie moeilijk toegankelijk, onveilig of onvoldoende uitgerust is, mogen deze extra kosten aan de klant worden doorgerekend.
9. Gedrag en veiligheid tijdens het evenement
De klant, deelnemers en door de klant ingeschakelde derden moeten alle instructies van vevents.be, haar medewerkers en haar aangestelde partners naleven.
Vevents.be kan personen die de veiligheid, rust, goede werking of integriteit van het evenement in gevaar brengen, de toegang weigeren of van het evenement verwijderen, zonder recht op terugbetaling of schadevergoeding.
De klant is verantwoordelijk voor derden die hij zelf inschakelt en zorgt ervoor dat ook zij de toepasselijke veiligheidsvoorschriften naleven.
10. Materialen, huurgoederen en schade
Alle door vevents.be geleverde, geplaatste of verhuurde materialen blijven eigendom van vevents.be of van haar leveranciers, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen.
De klant is vanaf levering tot ophaling aansprakelijk voor verlies, diefstal, beschadiging, vernieling of onoordeelkundig gebruik van materialen, ongeacht de oorzaak.
Beschadigde, verloren of niet-teruggegeven goederen worden aangerekend tegen de vervangingswaarde of aankoopwaarde, vermeerderd met eventuele transport-, administratie-, reinigings-, herstellings- en gevolgkosten.
Ook lichte beschadiging kan aanleiding geven tot vergoeding indien het goed daardoor niet langer normaal verhuurbaar of bruikbaar is.
Zichtbare schade aan geleverde materialen moet onmiddellijk en uiterlijk vóór de start van het evenement schriftelijk en met foto’s aan vevents.be worden gemeld.
11. Werkuren en meerprestaties
Werkuren voor opbouw, afbouw, bediening, logistieke ondersteuning en andere prestaties worden aangerekend volgens de offerte of volgens het overeengekomen tarief.
Indien door omstandigheden meer uren worden gepresteerd dan voorzien, heeft vevents.be het recht deze bijkomende uren te factureren.
12. Aansprakelijkheid
Vevents.be is enkel aansprakelijk voor schade die rechtstreeks het gevolg is van haar bewezen zware fout of opzettelijke fout.
Behoudens in geval van dwingende wettelijke bepalingen, is vevents.be niet aansprakelijk voor:
– indirecte schade, gevolgschade of winstderving;
– schade veroorzaakt door foutieve of onvolledige informatie van de klant;
– schade veroorzaakt door derden, leveranciers, onderaannemers of door de klant zelf;
– diefstal, verlies of beschadiging van persoonlijke goederen van de klant, deelnemers of derden;
– tekorten ontstaan door een hoger aantal aanwezigen of een hogere consumptie dan vooraf bevestigd;
– storingen, onderbrekingen of hinder op de locatie die buiten haar redelijke controle vallen.
De eventuele aansprakelijkheid van vevents.be is in elk geval beperkt tot het bedrag dat effectief wordt uitgekeerd door haar burgerlijke aansprakelijkheidsverzekeraar, en bij gebreke daaraan tot het factuurbedrag van de betrokken opdracht.
13. Overmacht
Vevents.be is niet aansprakelijk wanneer de uitvoering van de overeenkomst geheel of gedeeltelijk onmogelijk, vertraagd of aanzienlijk bemoeilijkt wordt door overmacht.
Onder overmacht wordt onder meer verstaan: extreem weer, brand, overstroming, pandemieën, epidemieën, stakingen, ongevallen, verkeersproblemen, storingen in elektriciteit of netwerken, overheidsmaatregelen, veiligheidsincidenten, plotselinge uitval van leveranciers of personeel, faillissement van leveranciers, en elke andere omstandigheid buiten de redelijke controle van vevents.be.
In geval van overmacht heeft vevents.be het recht de uitvoering op te schorten, te verplaatsen, te beperken of de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te beëindigen zonder enige schadevergoeding verschuldigd te zijn.
Reeds gemaakte kosten en uitgevoerde prestaties blijven in dat geval verschuldigd.
14. Annulering
Elke annulering door de klant moet schriftelijk gebeuren.
Bij annulering is de klant, naast reeds uitgevoerde prestaties en reeds gemaakte kosten, een forfaitaire vergoeding verschuldigd als volgt:
– bij annulering tot 30 kalenderdagen vóór het evenement: 50% van het betaalde voorschot;
– bij annulering tussen 30 kalenderdagen en 7 kalenderdagen vóór het evenement: 100% van het betaalde voorschot;
– bij annulering minder dan 7 kalenderdagen vóór het evenement: 50% van de totale bevestigde prijs.
Indien de werkelijk geleden schade hoger ligt dan deze forfaitaire vergoeding, behoudt vevents.be zich het recht voor om haar hogere schade te bewijzen en te vorderen.
Indien een annulering of verplaatsing het gevolg is van een overheidsmaatregel, een verplichte sluiting of een omstandigheid buiten de wil van vevents.be, blijven de reeds gemaakte kosten en externe kosten ten laste van de klant.
15. Klachten
Klachten over facturen, prestaties of zichtbare gebreken moeten op straffe van verval schriftelijk worden gemeld binnen 8 kalenderdagen na factuurdatum of, wat zichtbare gebreken betreft, binnen 8 kalenderdagen na het evenement.
Het indienen van een klacht schorst de betalingsverplichting niet.
16. Intellectuele eigendom
Alle concepten, offertes, draaiboeken, formats, teksten, visuals, foto’s, video’s, ontwerpen, branding-elementen en andere creatieve of intellectuele prestaties van vevents.be blijven eigendom van vevents.be of van haar licentiegevers.
Zij mogen niet worden gekopieerd, gebruikt, verspreid of geëxploiteerd zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.
17. Referenties en beeldmateriaal
Vevents.be heeft het recht om algemene referenties van uitgevoerde opdrachten te vermelden in haar communicatie en portfolio.
Foto’s en video’s die tijdens evenementen worden gemaakt, kunnen door vevents.be worden gebruikt voor promotionele doeleinden, tenzij de klant hiertegen vooraf en schriftelijk bezwaar maakt.
Indien de klant zelf materiaal van vevents.be wenst te gebruiken, is daarvoor voorafgaande schriftelijke toestemming vereist.
18. Vergunningen, toelatingen en veiligheid
Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, is de klant verantwoordelijk voor alle vergunningen, toelatingen, meldingen en verplichtingen die nodig zijn voor het evenement en de gekozen locatie.
Wanneer vevents.be op vraag van de klant administratieve of organisatorische ondersteuning biedt rond vergunningen, veiligheid, EHBO, security of andere wettelijke vereisten, mogen alle daaraan verbonden kosten integraal aan de klant worden doorgerekend.
19. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
Op alle overeenkomsten met vevents.be is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing.
Bij geschillen zijn uitsluitend de rechtbanken van het arrondissement waar vevents.be haar maatschappelijke zetel heeft bevoegd, behoudens dwingende wettelijke bepalingen voor consumenten.
20. Slotbepaling
Door de offerte, bestelling of reservatie te bevestigen, verklaart de klant kennis te hebben genomen van deze algemene voorwaarden en deze zonder voorbehoud te aanvaarden.
PRIVACYVERKLARING – VEVENTS.BE
Versie: 25 maart 2026
1. Wie verwerkt uw persoonsgegevens?
Vevents.be, met maatschappelijke zetel te Hoetsel 46, ondernemingsnummer 1034.134.519 en btw-nummer BE1034.134.519, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website of in het kader van haar dienstverlening worden verwerkt.
Voor vragen over deze privacyverklaring kan u contact opnemen via:
E-mail: info@vevents.be
Telefoon: +32 474 35 87 07
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij kunnen onder meer de volgende gegevens verwerken:
– naam en voornaam;
– bedrijfsnaam;
– adresgegevens;
– e-mailadres;
– telefoonnummer;
– facturatiegegevens;
– gegevens over uw aanvraag, reservatie of bestelling;
– communicatie die u met ons voert;
– technische gegevens over uw gebruik van de website, zoals IP-gerelateerde informatie, browsergegevens, apparaatgegevens en surfgedrag, voor zover toegelaten.
3. Waarom verwerken wij uw gegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
– om contact met u op te nemen;
– om offertes op te maken en overeenkomsten uit te voeren;
– om reservaties, bestellingen en evenementen te organiseren;
– om facturen op te maken en betalingen te verwerken;
– om onze dienstverlening te verbeteren;
– om onze website te beveiligen en te optimaliseren;
– om statistische analyses te maken over het gebruik van onze website;
– om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Wij verwerken uw gegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat, zoals de uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, uw toestemming of ons gerechtvaardigd belang.
4. Google Analytics
Vevents.be kan Google Analytics gebruiken om het gebruik van de website te analyseren en statistische inzichten te verkrijgen.
Google Analytics is een webanalysedienst van Google. Via cookies en gelijkaardige technologieën kan informatie worden verzameld over uw gebruik van de website, zoals bezochte pagina’s, duur van uw bezoek, technische apparaatgegevens en herkomst van verkeer.
Voor bezoekers uit de EU worden analytische gegevens uitsluitend verwerkt binnen de grenzen van de toepasselijke privacywetgeving. Vevents.be gebruikt Google Analytics enkel om de werking, inhoud en prestaties van de website te verbeteren.
Indien wettelijk vereist, wordt Google Analytics enkel geactiveerd nadat u daarvoor toestemming hebt gegeven via de cookiebanner.
Meer informatie over de verwerking van gegevens door Google vindt u in het privacybeleid en de voorwaarden van Google.
5. Cookies
Onze website kan gebruikmaken van functionele, analytische en eventueel marketingcookies.
Noodzakelijke cookies zijn vereist voor het goed functioneren van de website. Andere cookies worden enkel geplaatst voor zover dit wettelijk is toegestaan of nadat u daarvoor uw toestemming hebt gegeven.
U kan uw cookievoorkeuren op elk moment aanpassen via de cookie-instellingen van de website of via uw browserinstellingen.
6. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij werden verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of toegestaan is.
Gegevens die via analytics worden verwerkt, worden bewaard volgens de instellingen die door vevents.be in de gebruikte tools werden geconfigureerd.
7. Delen van gegevens met derden
Uw persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met dienstverleners die ons ondersteunen bij hosting, websitebeheer, betalingen, boekhouding, communicatie, analytics of eventorganisatie.
Wanneer wij derden inschakelen, zorgen wij ervoor dat zij enkel toegang krijgen tot de gegevens die nodig zijn voor hun opdracht.
Indien persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte zouden worden verwerkt, gebeurt dit enkel met passende waarborgen overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving.
8. Uw rechten
U hebt, binnen de grenzen van de toepasselijke wetgeving, het recht om:
– inzage te vragen in uw persoonsgegevens;
– onjuiste gegevens te laten verbeteren;
– uw gegevens te laten wissen;
– de verwerking te beperken;
– bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
– uw gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen;
– uw toestemming op elk moment in te trekken, wanneer de verwerking daarop gebaseerd is.
U kan deze rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via info@vevents.be.
Daarnaast kan u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit in België.
9. Beveiliging
Vevents.be neemt redelijke technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang of onrechtmatige verwerking.
10. Wijzigingen
Vevents.be kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De meest recente versie is steeds beschikbaar op de website.
